自社所有であれカーリースを利用している場合であれ、社用車を運用する場合、最も頻繁にかかってくる経費がガソリン代でしょう。
そのため、どのような勘定科目とするのか、経理業務はスリム化できるか否か、適切なコスト管理ができているか等、企業の担当者様にとって気になる事柄が多いのが、ガソリン代周りのトピックといえるのではないでしょうか。
社用車のガソリン代の勘定科目は？
「車両費」に組み込まれることの多いガソリン代の勘定項目ですが、各経費に対しての勘定項目に、明確な決まりはありません。社用車を導入・運用される際には、どんな項目に振り分けるのかを決める必要があります。
以下に、社用車のガソリン代を経費計上するときの仕訳として馴染みのある4つのパターンを見てみましょう。
・ガソリン代を「車両費」として計上する
最も多いパターンが、「車両費」の勘定科目を用いて会計処理する方法でしょう。車両費は、車の維持・管理にかかる費用を計上する際の勘定項目で、多くの会社がガソリン代をこの車両費で仕訳しています。
・ガソリン代を「旅費交通費」として計上する
「旅費交通費」は、本社から支店へ移動する際の交通費や、出張などにかかる移動費・宿泊費を計上するときに使う勘定科目です。自動車の利用機会が稀で、出張時のみ利用することが多いような場合には、この旅費交通費で経費計上する考え方もあります。
・ガソリン代を「燃料費」として計上する
ガソリンをはじめ重油や灯油など、燃料にかかる費用を計上するときに使用する勘定科目が「燃料費」です。経費のなかでガソリン代の占める割合が高い会社の場合、燃料費として計上すれば、車の維持・管理費や出張時の交通費と切り分けてガソリン代を管理しやすくなります。
・ガソリン代を「消耗品費」として計上する
出張以外でも利用するものの、そこまで車の利用頻度が高くない場合、「消耗品費」として計上するのも手です。ガソリン代を経費で落とす機会が年に数回程度の会社であれば、経理作業が煩雑になる可能性は低いでしょう。
社用車のガソリン代の勘定項目は要統一
ガソリン代の勘定科目は以上のいずれに設定しても問題ありません。管理業務との兼ね合いで適切なものを設定すると良いでしょう。
ですが、会計期間中に勘定科目の変更はしないようにしましょう。税務署から利益操作をしていると判断される恐れがあるためです。
「ガソリン代の勘定科目を変更したい」というときは、会計期間が終了してからの方が良いでしょう。
社用車のガソリン代の経費精算はわずらわしい？
社用車においては、ガソリン代は全額経費として計上できます。
そのため、例えば社員が自らガソリン代を支払った場合には、会社は社員の立て替えた金額を清算しなければなりません。
その際、請求方法は会社によって違いがありますが、月末にまとめて請求する場合もあれば、立て替えた時に都度請求という場合もあります。
いずれにせよ、「ガソリン代を立て替えた」という証明が必要になりますので、立て替えた社員の側では、レシートや領収書を保管しておかなければなりませんし、レシートを持ち帰って事務担当に報告したり、書類を作成し会社に請求したりといったことで、社内に作業コストが発生します。
この作業をいかに減らせるかが、ガソリン代の経費精算の1つの眼目になるでしょう。
例えば仕訳の観点でいうと、法人クレジットカード払いを有効利用すれば、経理処理が簡素化しやすくなります。
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